Åpner for digital gjennomføring av årsmøter og generalforsamlinger
NB! Oppdatering: Ny forskrift ble vedtatt 8. april. Les den oppdaterte saken her.
Mange boligbyggelag har tatt kontakt med oss for å få vite mer om hva forslaget går ut på og når det blir gjeldende. Vår advokat Line Bjerkek gir her en veiledning om innholdet i forslaget til forskrift som nå foreligger. Merk deg at det kan komme endringer i det endelige forslaget.
Årsmøte uten fysisk oppmøte
Forskriftens § 3 går ut på at borettslag og sameier kan avholde generalforsamling og årsmøte uten fysisk oppmøte, som er lovens regel i dag. Høringsfristen for forskriften er satt til fredag 27. mars kl. 18. Det er ventet at forskriften vil bli vedtatt i statsråd 3. april og bli iverksatt umiddelbart. Forslaget har i media blitt presentert som et forslag om å avholde digitale møter, men dette er upresist. Ordlyden går lenger enn dette. Ordlyden åpner for behandling både elektronisk eller «på annen egnet måte».
Dette er etter NBBLs mening positivt, da de tekniske verktøy for å avholde elektroniske møter ikke er tilgjengelig for alle boligselskaper eller boligbyggelag. Formuleringen gjør det mulig å benytte allerede kjente digitale løsninger i den grad de passer, utvikle egne digitale verktøy eller kombinere ulike tekniske løsninger. Måten boligselskapet velger må være «egnet», og det er boligselskapet selv som må foreta vurderingen.
Delta på ulikt teknisk vis
Høringsforslaget gir ikke mye veiledning i forståelsen av hva som regnes som «egnet måte», men det er naturlig å forstå det som en helhetlig vurdering av hvilke tekniske muligheter boligselskapet har til å avholde møtet, hvilke forslag som fremmes til behandling, konsekvenser av vedtak eller utsettelse, hvordan saken er forberedt i boligselskapet, hvilken informasjon eierne har, om saken er omdiskutert eller omforent osv.
Vi forutsetter at ordlyden i forskriften innebærer at ulike eiere kan være representert på ulikt teknisk vis, i samme møte. Dette er en fordel for de eiere som ikke har tilgang til, eller tilstrekkelig kunnskap om, de tekniske løsninger som velges for møtet. Styret må legge til rette for mulige alternativer for det mindretallet som dette utgjør, for eksempel ved deltakelse på telefon eller ved mulighet til skriftlige innspill. Dette vil sikre de grunnleggende demokratiske spilleregler hvor hver enkelt skal ha mulighet til å gi uttrykk for sitt syn ved behandling av saken. I tillegg er det grunn til å nevne at alle boligeiere har mulighet til å la seg representere i møtet ved fullmakt. Dette er hjemlet i eksisterende lovgivning, og sikrer deltakelse på en god måte.
Hvilke saker kan behandles etter forskriften?
Selv om hjemmelen er mest praktisk for avholdelse av møter med godkjenning av regnskap og avholdelse av valg, så omfatter forskriften avholdelse av alle generalforsamlinger og årsmøter. Vi regner med at det vil fattes vedtak også i mer omdiskuterte saker.
Dette vil kunne gjelde utbyggingssaker hvor avtaler allerede er inngått, finansiering av slike tiltak også videre. Det er viktig både for borettslagene, men også for bedriftene som har disse oppdragene, at disse prosjektene ikke stopper opp, og at partene ikke påføres økonomiske tap.
Vi regner med at mange boligselskaper vil finne det naturlig og hensiktsmessig å utsette behandlingen av større saker til et senere tidspunkt. Det må imidlertid være en forutsetning at andelseiers og seksjonseiers demokratiske rett til å fremme saker på ordinær generalforsamling/årsmøte ikke hindres av forskriften. Forslaget til forskrift omtaler ikke dette spørsmålet, men NBBL har i høringsuttalelsen gitt uttrykk for at forslag bør kunne fremmes allerede nå, men gis mulighet for behandling på et senere møte, dersom saken ikke haster, og med fordel kan behandles på ordinær måte senere. NBBL håper departementet kommenterer dette i det endelige forslaget til forskrift.
Mindretallsvern
Mindretallsvernet i dagens lovgivning gjelder fortsatt, og vil beskytte mot urimelige vedtak. Samtidig må man akseptere at situasjonen ikke er ideell under de rådende forhold, og at man derfor må fatte vedtak på en annen måte enn normalt. Vi er i en tid med uforutsette hendelser og konsekvenser, og dette må man se forskriften i lys av. Forskriften skal ikke misbrukes slik at man benytter anledningen til å presse gjennom et forslag som man ellers ikke ville fått flertall for. NBBL håper og tror at boligselskapene vil være seg sitt ansvar bevisst.
Protokoll
Forskriften hjemler også elektronisk signatur av protokollen fra møtet.
Elektronisk kommunikasjon
I dag kreves det samtykke av andelseier og medlem for at kommunikasjon med borettslaget eller boligbyggelaget skal kunne skje elektronisk. Forskriften gir anledning til å kommunisere elektronisk med eierne og medlemmene uten samtykke. Mange boligbyggelag har allerede innhentet samtykke på vegne av sine kunder, men på langt nær alle har gitt sitt samtykke. Rent praktisk vil det fortsatt kunne være problemer med å kommunisere med de som ikke har epostadresse, eller ikke har avgitt opplysninger om slik adresse til laget. Forskriften vil imidlertid fjerne et formelt hinder og gi bedre mulighet til god kommunikasjon i en uforutsigbar tid. Vi tror dette vil lette kommunikasjonen med medlemmer og boligeiere.
Muligheter for fristutsettelse?
Forskriften er kun kortvarig, og gitt med hjemmel i Kriseloven som kun gjelder til 26.04.2020. Den inneholder ingen regler om fristforlengelse. Vi har i vår høringsuttalelse beskrevet et behov for både fristutsettelse og forlengelse av forskriften etter 26.04.
Generalforsamling i boligbyggelag
Forskriften gjelder også generalforsamling i boligbyggelagene.
For spørsmål: ta kontakt med advokat Line Bjerkek i NBBL på lb@nbbl.no.
NB! Oppdatering: Ny forskrift ble vedtatt 8. april. Les den oppdaterte saken her.