Digitale generalforsamlinger og årsmøter er lovlig

Koronarestriksjoner gjør at generalforsamlinger og årsmøter i borettslag og sameier er vanskelig å gjennomføre med fysiske møter. Lovendringene som trådte i kraft 1. april gjør det mulig å avholde møtene digitalt innen fristen 30. juni.

Mange kvier seg for å holde møtene digitalt. Både fordi det er nye tekniske løsninger å forholde seg til, og fordi man foretrekker å møtes fysisk. Nå er imidlertid endringene kommet, og de er kommet for å bli. Nå gjelder det å gjøre det beste ut av situasjonen, og se mulighetene.

De nye reglene er ikke kun knyttet til smittevern, men gjelder permanent. Lokale og nasjonale smittevernregler vil likevel kunne være avgjørende for hvilke valgmuligheter man har.

Hva er nytt?

Lovendringen gjelder både borettslagsloven, eierseksjonsloven og boligbyggelagsloven. Etter de nye reglene er det styret som beslutter hvordan generalforsamling og årsmøte skal holdes. Styret står fritt til å beslutte møteform som passer best for sitt boligselskap.

Dersom styret bestemmer at man ikke skal ha et fysisk møte, så kan boligeierne likevel kreve det på visse vilkår. Kravet må fremmes av minst to andelseiere/seksjonseiere, som til sammen utgjør minst 1/10 av stemmene. Dersom man fyller kravene, har man et krav på at møtet avholdes som et fysisk møte. Det stilles ikke noe krav om begrunnelse for kravet.

Dersom styret beslutter å gjennomføre møtet uten fysisk oppmøte, må styret sørge for at gjennomføringen av møtet skjer på en forsvarlig måte. Det kreves at lovens øvrige krav til møtet overholdes, som for eks. stemmeregler, krav til føring av protokoll osv. Det legges ingen føringer på måtene som velges, så lenge gjennomføringen er «forsvarlig».  Styret må sørge for at deltakelse og avstemning kan kontrolleres på en betryggende måte, og at deltakernes identitet kan stadfestes.

Når kan man fremme et krav om fysisk møte?

De nye reglene fastsetter at boligeierne kan gis en frist til å kreve fysisk møte, og at denne fristen tidligst kan starte å løpe når boligeier er blitt kjent med både at møtet ikke blir et fysisk møte, og hvilke saker som ligger til behandling. Normalt blir man ikke kjent med sakene før man mottar innkallingen til møtet. I lovene er det krav om at innkallingen tidligst kan sendes 20 dager før og senest 8 dager før møtet. Loven er uklar på om man innfører et ekstra varsel, eller om det vil være tilstrekkelig å motta innkallingen 8 dager før møtet, med en frist til å kreve fysisk møte som for eks. er 3 dager før møtet.

Uansett vil et krav om å gjennomføre et fysisk møte i praksis ofte innebære en utsettelse av møtet, da det som regel vil være vanskelig å finne ledige lokaler på så kort tid.

Kan man holde møtene som rene papirmøter?

Spørsmålet kan ikke besvares kategorisk ja eller nei, men avhenger av forsvarlighetsvurderingen. Dersom man kan sikre kontroll av deltakelse og avstemning, og saken er av en enkel formell karakter, så kan det tenkes at det vil tilfredsstille lovens krav. Et møte forutsetter som utgangspunkt mulighet både til å uttale seg og til å delta i debatten, i tillegg til å kunne avgi stemme. Det kan bli tungvint å gjennomføre dette som et rent papirmøte. Det finnes mange gode og ulike digitale løsninger som er mye bedre enn papirbehandling, slik at de fleste nok vil foretrekke det.

Mestring av digitale løsninger

Det er hevdet at digitale løsninger utelukker noen fra å delta på møtene. Vi tror denne gruppen er mindre enn fryktet, det viser også statistikken fra fjorårets møter. De som ikke ønsker å delta digitalt har flere muligheter:

1. Spør en venn, familie eller styret om hjelp. Kanskje er det ikke så vanskelig som du tror, slik at du kan få det til med litt hjelp.
2. Du kan la deg representere ved en fullmektig. Fullmaktsreglene gjelder uansett møteform.
3. Du kan kreve fysisk møte, forutsatt at du får med deg noen andre, slik at dere er minst to stykker som til sammen utgjør minst 10 % av stemmene.
4. Styret kan tilby de som ønsker det en alternativ oppmøteform. F.eks. telefonkontakt med en i styret, eller et mindre og fysisk møte med et styremedlem hvor deltakerne gjøres kjent med debatten fra møtet og får mulighet til å kommentere og avgi stemme, osv.

Ikke mulig å forhåndsstemme

I den midlertidige lov som gjaldt i 2020 kunne man forhåndsstemme. Denne muligheten har man fjernet i de nye reglene. De digitale løsningene gjør at behovet for forhåndsstemmer er lite. I tillegg gir forhåndsstemmer vanskelige problemstillinger, som hva skjer med stemmene ved endringer i vedtaksteksten eller forslag om utsettelse.

Møter i strid med smittevernreglene

Så lenge møtet ikke bryter mot reglene i borettslagsloven/eierseksjonsloven, vil ikke dette har betydning for møtets gyldighet. Det kan imidlertid ha betydning i forhold til smittevernlovgivningen og kan resultere i bøter, krav om karantene osv. med hjemmel i smittevernlovgivningen.

Ingen utsatt frist for generalforsamling/årsmøte
Fristen for å avholde ordinær generalforsamling/årsmøte er 30.juni. Dersom møtet ikke er avholdt og regnskap ikke godkjent og registrert innen denne fristen, kan det ilegges straffegebyr. Kommunal- og moderniseringsdepartementet opplyser at de ikke vil gi en utsatt frist i år. De mener de nye reglene som nå er vedtatt, sikrer muligheter for boligselskapene til å gjennomføre møtene innen fristen, selv om det er strenge smittevernregler.

Reservasjon mot digital kommunikasjon
Frem til nå har det vært nødvendig med boligeiers samtykke for at boligselskapet skal kunne sende meldinger til boligeier elektronisk. De nye reglene innebærer at styret kan beslutte kommunikasjonsform med eierne, for eks. å beslutte at all kommunikasjon med eierne skal skje digitalt. Reglene pålegger styret å informere i god tid før kommunikasjonsmåten tas i bruk. Boligeier kan likevel reservere seg mot elektronisk kommunikasjon. Det kreves ingen grunn til reservasjonen, og man vil da motta informasjonen på papir.