Fra 1. april er det lov å holde digitale møter! - Veiledning om de nye reglene
Denne saken ble først publisert 26. mars 2021. Sist oppdatert 6. mai 2021.
Endringene trer i kraft fra 1.april. Med hjemmel i en særskilt overgangsbestemmelse kan det allerede nå sendes ut innkalling til møter som skal avholdes med hjemmel i de nye reglene. Forutsetningen er at selve generalforsamlingen eller årsmøtet avholdes etter 1. april.
NBBL har mottatt mange spørsmål knyttet til de nye reglene om vårens møter. Vår advokat Line C.B. Bjerkek, gir deg her svaret på de mest sentrale og vanlige spørsmålene.
Hva er nytt?
Lovendringen gjelder både borettslagsloven, eierseksjonsloven og boligbyggelagsloven. Etter de nye reglene er det styret som beslutter hvordan generalforsamling og årsmøte skal holdes. Styret står fritt til å vurdere og beslutte den møteform som passer best for sitt boligselskap. Dersom styret bestemmer at man ikke skal ha et fysisk møte kan boligeierne kreve det på visse vilkår. Kravet må fremmes av minst to andelseiere/seksjonseiere, som til sammen utgjør minst 1/10 av stemmene. Dersom man fyller kravene, har man et krav på at møtet avholdes som et fysisk møte. Det stilles ikke noe krav om begrunnelse for kravet.
Dersom styret beslutter å gjennomføre møtet uten fysisk oppmøte, må styret sørge for at gjennomføringen av møtet skjer på en forsvarlig måte. Det kreves at lovens øvrige krav til møtet overholdes, som for eks. stemmeregler, krav til føring av protokoll osv. Det legges ingen føringer på de ulike måtene som kan velges, så lenge gjennomføringen er «forsvarlig». Dette åpner opp for en lang rekke av ulike varianter, ikke bare teamsmøter. Uansett må styret sørge for at deltakelse og avstemning kan kontrolleres på en betryggende måte, og at deltakernes identitet kan stadfestes.
Når kan man fremme et krav om fysisk møte?
Det følger av de nye reglene at boligeierne kan gis en frist til å kreve fysisk møte, og at denne fristen tidligst kan starte å løpe når boligeier er blitt kjent med både at møtet ikke blir et fysisk møte, og hvilke saker som ligger til behandling. Normalt blir man ikke kjent med sakene før man mottar innkallingen til møtet. I lovene ligger det krav om at innkallingen tidligst kan sendes 20 dager før og senest 8 dager før møtet. Loven er uklar på om man innfører et ekstra varsel, eller om det vil være tilstrekkelig å motta innkallingen 8 dager før møtet, med en frist til å kreve fysisk møte som for eks. er 3 dager før møtet.
Uansett vil nok et krav om å gjennomføre et fysisk møte i praksis innebære en utsettelse av møtet, da det som regel vil være vanskelig å finne ledige lokaler på så kort tid.
Kan man avholde generalforsamling som et rent papirmøte?
Spørsmålet kan ikke besvares kategorisk med ja eller nei, men avhenger av forsvarlighetsvurderingen. Dersom man kan sikre kontroll av deltakelse og avstemning, og saken er av en enkel formell karakter, så kan det nok tenkes at det vil tilfredsstille lovens krav. Et møte forutsetter som utgangspunkt en mulighet både til å uttale seg og til å høre hva andre sier i debatten, i tillegg til å kunne avgi stemme. Det kan bli tungvint å gjennomføre dette som et rent papirmøte. Det finnes også nå mange gode digitale løsninger, som gir så mye bedre tjenester enn en ren papirbehandling, at det nok vil foretrekkes av de fleste.
Hva dersom man ikke mestrer de digitale løsningene som styret har valgt?
Det har vært hevdet at de digitale løsningene vil utelukke noen fra å delta på møtene. Vi tror imidlertid at denne gruppen er mindre enn fryktet, noe også statistikken fra fjorårets gjennomføringer viser. De som ikke ønsker å delta digitalt har flere muligheter:
- Man kan la seg representere ved en fullmektig. Fullmaktsreglene gjelder uansett møteform. Kanskje kan deltakelse også løses ved at en venn eller et familiemedlem hjelper til med teknologien, , uten at man trenger å avgi fullmakt.
- Man kan kreve fysisk møte, forutsatt at man får med seg noen andre, slik at man er minst to stykker som til sammen utgjør minst 10 % av stemmene.
- Styret kan tilby dem som ønsker det en alternativ oppmøteform. Dette kan være telefonkontakt med en i styret, eller et mindre og fysisk møte med et styremedlem hvor de gjøres kjent med debatten fra møtet og får mulighet til å kommentere og avgi stemme, osv.
Dette alternativet vil kunne løse problemet for de fleste boligselskaper, forutsatt at dette gjelder et mindretall av stemmene.
Muligheten til å forhåndsstemme er fjernet
I den midlertidige lov som gjaldt i 2020 kunne man forhåndsstemme. Denne muligheten har man fjernet i de nye reglene. De digitale løsningene som er tilgjengelig har avholdt møtene over flere dager, med mulighet til å kjøre en digital debatt. Behovet for forhåndsstemmer er da i liten grad tilstede. I tillegg kommer at forhåndsstemmer reiser noen vanskelige problemstillinger, som hvilken status stemmene får dersom møtet beslutter å gjøre endringer i vedtaksteksten, eller det fremmes et forslag om å utsette saken, fordi det er dukket opp nye opplysninger i saken.
Hva skjer dersom møtet avholdes i strid med smittevernreglene?
Så lenge møtet ikke bryter mot reglene i borettslagsloven/eierseksjonsloven, vil ikke dette har betydning for møtets gyldighet. Det kan imidlertid ha betydning i forhold til smittevernlovgivningen og kan resultere i bøter, krav om karantene osv. med hjemmel i smittevernlovgivningen.
Vil det bli gitt utsatt frist for avholdelse av generalforsamling/årsmøte?
Fristen for å avholde ordinær generalforsamling/årsmøte er 30.juni. Dersom møtet ikke er avholdt og regnskap ikke godkjent og registrert innen denne fristen, kan det ilegges straffegebyr. NBBL har tidligere på forespørsel fått opplyst fra Kommunal- og regionaldepartementet at det ikke vil bli gitt utsatt frist i år. Nå har imidlertid Finansdepartementet sendt forslag om utsatt frist for avholdelse av generalforsamling/årsmøte og registrering av regnskap. Begge deler utsettes med 2 måneder for 2021. Se forslaget her.
Høringsfristen var 15.04.2021, og vi forventer en rask saksbehandling i saken.
Kan man reservere seg mot digital kommunikasjon?
Frem til nå har det vært nødvendig med boligeiers samtykke for at boligselskapet skal kunne sende meldinger til boligeier elektronisk. De nye reglene innebærer at styret kan beslutte kommunikasjonsform med eierne, for eks. slik at det besluttes at all kommunikasjon med eierne skal skje digitalt. Reglene pålegger styret å informere i god tid før kommunikasjonsmåten tas i bruk. Boligeier kan likevel reservere seg mot elektronisk kommunikasjon. Det kreves ingen grunn til reservasjonen, og man vil da motta informasjonen på papir.